Desktop Search et Moteur de Recherche d'Entreprise: à ne pas mélanger

J’ai eu le plaisir vendredi de discuter avec un responsable de la gestion des connaissances d’une très grande entreprise internationale. Il considère que le moteur de recherche personnel (desktop search) n’a pas grand chose à voir avec le moteur d’entreprise, ce n’était pas le cas il y a six mois. Les clients ou les analystes me demandent parfois pourquoi Sinequa ne fait pas de moteur de recherche personnel s’installant sur le poste client en dehors de cas particuliers où les postes personnels sont utilisés de façon très poussée. Il y a deux raisons : une est fonctionnelle, liée à l'usage, à notre vision et à notre proposition de valeur; la deuxième est technique. Les deux raisons se complètent fort bien.

Les raisons fonctionnelles et d'usage sont simples, Sinequa est un spécialiste de l’entreprise 2.0, c’est à dire qu’à travers notre solution de moteur de recherche, nous offrons de la productivité individuelle tout autant que de l’intelligence collective.

• Selon moi en effet, l’entreprise 2.0 sert exactement à cela, à faire en sorte que n’importe quelle personne de l’organisation soit efficace et en phase avec l’entreprise (Ce qui est moderne ou disruptif ici est de penser que la productivité découle de la richesse des interactions tout autant que de l’organisation et des procédures, cf. mon post de Décembre 2008 « Soyons fourmillants »). En d’autres termes, l’intelligence collective est la résultante de meilleures interactions entre les employés. En condition nécessaire, chaque collaborateur doit pouvoir accéder instantanément à toute l’information utile partagée en contexte. C’est-à-dire accéder à toute la connaissance partagée, en fonction de ses droits et privilèges dans l’entreprise bien évidemment (il ne s’agit pas qu’un stagiaire dispose de toute la connaissance partagée du Directeur Financier). Cette connaissance inclut de façon non exhaustive: les documents, les informations dans les systèmes de production, les personnes utiles, avisées, intéressées sur tel ou tel sujet, les clients concernés, etc… Un moteur de recherche exhaustif disposant de connecteurs sécurisés vers toutes les applications et offrant des fonctionnalités avancées d’extraction de connaissance comme Sinequa CS pourra offrir tout cela. Il "suffit" d'étendre l'indexation à tous les systèmes d’information partagés, c’est-à-dire les applications (CRM, PLM, ERP, SRH,...), les Intranets, les répertoires, les serveurs de mails,…

• Certains affirment qu’il faut ajouter à cet espace partagé l’information qui se trouve sur le poste personnel. Je pense que c’est une erreur. En effet, l’information sur le poste personnel est justement … personnelle. Elle doit être facilement retrouvable va sans dire, et il faut donc un moteur de recherche local pour cela, mais elle ne doit pas être mélangée avec l’information partagée. Il faut donc que les deux applications soient disjointes dans leur logique même de fonctionnement sinon on aurait le plus moyen des deux mondes. On peut d’ailleurs légitimement comparer le poste personnel avec l’espace physique du bureau (caissons, armoires de rangement,…): chacun s’organise selon son bon plaisir, range ses documents comme il l’entend pour mieux pouvoir travailler; et c'est très bien. Le taylorisme "forcé" marche mieux dans les chaines de production que chez les travailleurs qui manipulent de l'information. Ce qui est dans mon bureau doit en effet me servir à mieux travailler, il ne s’agit pas de capitaliser, ni de partager. Bien sûr cela doit être sauvegardé, et facilement accessible, mais il serait dangereux de mélanger les contenus personnels avec les contenus partagés de l’entreprise. L’effet induit serait un ralentissement général de la performance individuelle. En effet, en recherchant sans faire la différence dans mes documents personnels et les contenus partagés, je risque de favoriser le plus facile à trouver (ce qui est sur mon bureau) et ainsi de ne pas ou mal prendre en compte ce qui vient des autres. Quand je cherche sur mon bureau, je veux juste aller vite pour retrouver une information ou un document que je connais déja (en anglais, "I draw in my drawer"). Quand je cherche dans l'entreprise partagée, je suis par définition en mode "recherche, découverte, validation, ...". Bref, c'est une autre démarche. Vouloir mélanger les deux est une mauvaise pratique qui risque en outre à terme de ne pas favoriser le passage à l'entreprise 2.0. Et les gens continueront à travailler sans bénéficier à plein du reste de l'entreprise.
  

Je serai plus bref sur le deuxième argument qui est technique.

• Le poste client ou desktop search est une discipline en soi, il s’agit de s’intégrer parfaitement dans l’ergonomie du … poste client ; de ne pas prendre de place en ralentissant la machine. Les informations qui sont sur le poste client sont déjà connues de moi puisque je suis le seul à y stocker des documents. En conséquence, je peux me contenter d’une fonction de recherche très directe par mot clé pour retrouver des documents que je connaissais à priori. Je n’ai nullement besoin de contexte : la date, le type de fichier et son emplacement me suffisent à instantanément me remémorer tout le contexte du document.

• Il faut impérativement en revanche que le search du poste client fasse corps avec le système d’exploitation (le principe est à peu près le même si le poste client est virtualisé). Il est d’ailleurs intéressant de noter que les vendeurs qui proposent une solution poste client et une solution entreprise proposent en fait deux solutions totalement disjointes. Il n’y a pas de synergies, pas même commercialement puisque les meilleures solutions poste client sont gratuites. Le desktop search a en fait et principalement beaucoup de points communs avec le moteur de recherche sur le World Wide Web, j'y reviendrais dans un prochain commentaire.
  

Pour conclure sur ce sujet, je recommande pour la recherche en local Windows Desktop Search de Microsoft si on est Windows (gratuit), ou sinon Google Desktop (toujours gratuit). Et pour le moteur de recherche d’entreprise, chacun peut imaginer ma préférence pour Sinequa, mais je recommande surtout vigoureusement de tester en grandeur réelle, de penser aux évolutions de périmètre, et de parler à des clients du vendeur qu'on considère. Les bonnes solutions d'entreprise s'intègrent très bien techniquement et ergonomiquement avec les desktopsearch.

Le rachat d'Interowen par Autonomy illustre une révolution dans le marché de l'Enterprise Search

On reproche souvent beaucoup de choses à Autonomy mais il faut reconnaître à Autonomy son ambition et son appétit. J’ai du respect pour cela. Félicitations pour une telle operation en des temps où la majorité regarde les marchés s’effondrer ou coupe des centaines ou des milliers de postes... Autonomy est courageux, ou peut être leur faut-il impérativement suivre ce chemin? J’ai toujours perçu une grande similarité entre la dynamique d’Autonomy et celle d’Oracle, trouvant donc naturellement le commentaire d’Alan Pelz-Sharpe (Analyste chez CMS) sur le sujet très pertinent (en anglais)
http://www.cmswatch.com/Trends/1481-Autonomy-acquires-Interwoven---A-first-take

Quand Alan compare Autonomy à Oracle, il est au cœur d’un sujet important. Oracle a démarré comme une “enabling” technologie et a ensuite choisi (ou a du choisir pour des questions de taille ou de culture) de changer sa proposition de valeur devenant un vendeur d’applications. Une base de données, comme un moteur de recherche est une « enabling » technologie, rendant les autres choses et applications possibles.

Mais Oracle a choisi de devenir avant tout un vendeur d’applications. Etait-ce par peur de la base de données de Microsoft ou de l’émergence de l’open source, ou par envie des profits de SAP et de la fidélité de leurs clients? En d’autres termes, Oracle manquait-il d’excellence technologique ou de foi dans sa capacité à rester la meilleure technologie, ou a-il vu un autre marché se développer qui était plus gros et plus rentable ? La réponse à ces questions n’est pas importante à mes yeux; Il importe en revanche qu’Oracle ait suivi cette évolution, laissant des entreprises comme Business Object prendre le marché de la Business Intelligenge (ironiquement, pour devenir plus tard une filiale de SAP). En revanche, la valeur finit toujours sur l’ordinateur (ou l’i-phone ou le blackberry) de l’utilisateur, et l’application était le chemin entre la base de données et l’utilisateur.

Il y a selon moi un parallèle important entre les évolutions d’Autonomy et d’Oracle. Autonomy se détourne du search et va vers des applications verticalisées basées sur le search. Personne n'aura le mauvais esprit de demander si cela pourrait être parce que leur produit ou leur technologie ne sont pas assez compétitifs en tant que tels, on peut dire que c’est parce qu’Autonomy voit de plus importantes marges ailleurs. Autonomy est une enterprise très bien gérée prenant de bonnes décisions financières. Autonomy va pourtant passer à côté d’un marché important car dans le cas du search, le chemin vers l’utilisateur se trouve être le… search lui même: le Search est une technologie qui se trouve également être l’application ultime...

La majorité des compétiteurs de Sinequa, comme Exalead par exemple, annoncent que l’Enterprise Search va devenir une commodité, un marché pour Google, Microsoft ou l’Open source, et tout comme le leader Autonomy, ils se concentrent sur des applications verticalisées, du Search type Business Intelligence, des solutions de Governance Risk Compliance,... un océan bleu où l’argent est plus abondant pour ceux capables de résoudre des problèmes spécifiques de gestion ou d’accès à l’information semi ou non structurée.

C’est une formidable nouvelle pour les éditeurs tels que Sinequa, parce que cette fois, le gros marché se trouve être le marché de l’ « enabling » technologie: le marché de l’Enterprise Search lui-même. Cela est ainsi parce que la valeur de la collaboration, du partage de l’information, de la fourniture d'un meilleur accès à la connaissance, se trouve être une véritable mine d’or pour les entreprises. Et c’est un besoin qui est servi à 100% par l’enterprise search. Un besoin très difficile à servir, tout comme, une dizaine d’années en arrière, il n’était pas trivial de proposer un moteur de recherche sur Internet exhaustif et suffisamment pertinent. Mais nous n’apprenons jamais...

La crise économique va probablement ralentir les acteurs d’infrastructure dans leur capacité à améliorer leur offre d’enterprise search, et mon pari est qu’ils auront de toute façon beaucoup de mal à connecter leur search avec le monde extérieur. La crise économique va accélérer la verticalisation d’Autonomy et d’autres éditeurs. Pendant ce temps la, les entreprises doivent faire plus avec moins de moyens, elles veulent développer la productivité et l’intelligence collective. Seule une solution d’enterprise search peut résoudre ces enjeux.

Cela a tout l’air d’une opportunité pour les éditeurs comme Sinequa. Ce n'est pas un rêve, les rêves sont pour les projets plus ambitieux tels que celui que le President Obama a réalisé pour nombre d’entre nous en novembre dernier. Mais il s’agit d’une ambition que je partage avec la majorité de mes collègues à Sinequa et en particulier avec Alexandre Bilger qui co-dirige l’entreprise avec moi. Et vous verrez, Yes we can !

ps : Post original en anglais

Soyons Fourmidables : Il ne faut pas avoir peur des réseaux sociaux et des moteurs de recherche

Je pars ici d'une tribune reprise par Computer Weekly autour du thème "Il ne faut pas avoir peur des réseaux sociaux d'entreprise", ni des moteurs de recherche et je fais un parallèle avec l'efficacité des fourmis...

Le sujet est simple, nous sommes débordés, par les Emails, par les contacts, par les process, par les documents à lire, par les micro-tâches à réaliser dont il faut prendre connaissance... La façon ancienne de faire consistant à organiser, planifier ne passe pas l'échelle du volume que nous devons gérer. Nous devons rester concentrés sur notre création de valeur, sur les tâches que nous avons nous mêmes à réaliser, c'est bien pour cela qu'on nous paye. Et pourtant, il faut faire partie de l'entreprise, suivre son rythme et sa stratégie.

Alors comment faire pour rester focus et productifs et se synchroniser avec le reste de l'entreprise et des collaborateurs, comment le faire en dépensant le moins d'énergie possible? Les fourmis ont des antennes. Pour nous autres cols bleus ou blancs, c'est simple: il suffit d'être en contact en contexte avec le reste. Deux outils principaux partagent le mérite d'être très interactifs et contextuels et très peu intrusifs : le réseau social et le moteur de recherche d'entreprise. Le premier facilite l'échange autour de sujets ou avec des personnes et permet au passage de sentir où va le vent et ce que font les autres. Le deuxième permet de trouver les informations adéquates utiles à mon activité, tout en donnant du contexte, tout en mettant en avant les parties de l'entreprise, ou les personnes dont l'expérience va me faire gagner du temps et de l'efficacité. L'un comme l'autre concourrent à développer une interaction à propos, c'est à dire en contexte qui m'assure que ce que je fais est cohérent avec ce qui se fait.

Ca n'a l'air de rien, mais ce n'est ni plus ni moins que l'explication des récents déboires de grandes banques, les retards devenus fréquents de certains industriels, les râtés de R&D, les centre de call center qui répondent de façon si kafkaienne. Contrairement à ce que des années de taylorisme nous laisseraient penser, la clé du problème n'est pas dans la qualité des process ou des règles de contrôle, elle est dans l'assouplissement de la rigidité du tissu d'interaction entre les différentes personnes ou entités d'un groupe. Il faut fluidifier tout cela, créer des antennes entre les collaborateurs, et ceci est résolu par les deux outils que je mentionne : Réseau social et Moteur d'Entreprise.

Il y a une théorie qui explique cela, c'est l'Emergence, développée notamment par Turing qui ne s'expliquait pas le foisonnement désordonné et pourtant si efficace de la ville de Manchester. Les fourmis sont assez bêtes et improductives, difficiles à entrainer pour respecter des process, mais si on les laisse interagir, elles sont collectivement extrêmement efficaces et coordonnées. A l'ère de l'information numérique et des télécommunications unifiées, une entreprise sans réseau social et moteur de recherche, c'est comme une fourmillière où les fourmis n'auraient pas d'antennes: n'en attendez pas des miracles...

ps : le lien vers ma tribune en anglais dans Computer Weekly

http://www.computerweekly.com/Articles/2008/12/16/233935/businesses-should-not-be-afraid-of-social-networking.htm